การตรวจติดตามภายในเขาทำกันอย่างไร

            การตรวจติดตาม หรือการตรวจประเมินภายในองค์กร คือขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญสำหรับทุกแผนงาน เพื่อเป็นการสำรวจ ตรวจทาน ความคืบหน้าของแผนการงานต่างๆ ตามที่ได้กำหนดขึ้น ทุกระบบมาตรฐานจึงให้ความสำคัญกับกิจกรรมการตรวจติดตามภายใน ถึงขนาดกำหนดไว้เป็นกิจกรรมหนึ่งที่ต้องมีการปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ ไหนๆ ก็ต้องทำการตรวจกันเป็นประจำอยู่แล้วทุกปี ลองดูกันหน่อยดีกว่า ว่าจะตรวจอย่างไรให้ดี มีประสิทธิภาพ ไม่เป็นการเสียเปล่า ต้องทำกันอย่างไร

ในการตรวจติดตามภายในสามารถแบ่งระดับการตรวจติดตามได้ออกเป็น สามระดับ คือ
ระดับเริ่มต้นของการตรวจติดตาม 

เป็นการตรวจว่าการทำงานนั้น มีการกำหนดไว้อย่างเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอนแล้วหรือไม่ เป็นการตรวจสอบว่า เพื่อ
ให้มั่นใจว่าการทำงานต่างๆ จะเป็นไปอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยดี มีการกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
สามารถวัดประสิทธิภาพของการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน สิ่งจะทำการตรวจสอบในระดับแรกนี้คือ ตรวจสอบว่ามีระเบียบ
ปฏิบัติงาน ขั้นตอนการทำงาน สำหรับกระบวนการต่างๆ ครบถ้วน สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO 9001 และที่จำเป็นต่อการ
ปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน เช่น เอกสารระเบียบปฏิบัติงาน เรื่องการวางแผนและการผลิต, การติดต่อประสานงานลูกค้า,การควบคุมคุณภาพผลิตภัณฑ์, การประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร เป็นต้น

ระดับการตรวจติดตามตามมาตรฐาน 

เป็นการตรวจว่าการปฏิบัติของแต่ละส่วนงาน สอดคล้องกับที่ได้ระบุไว้ในเอกสารหรือไม่ หลายคนน่าจะเคยได้ยิน วลีสุดฮิตที่บอกว่า “เขียนตามที่ทำ – ทำตามที่เขียน” ในขั้นตอนนี้จึงเป็นการการตรวจสอบว่าระเบียบปฏิบัติที่ได้เขียนระบุไว้อย่างสวยงามในเอกสารต่างๆ ได้มีการนำไปปฏิบัติอย่างครบถ้วน ไม่ใช่เป็นเพียงการเขียนขึ้นมาลอยๆ แต่ไม่มีการปฏิบัติจริง ดังนั้นในการตรวจติดตามในระดับนี้จึงเป็นการตรวจที่ การปฏิบัติงานของพนักงาน ว่าได้มีการปฏิบัติจริง ตามที่ได้เขียนไว้ อาจจะใช้การตรวจสอบโดยการ สัมภาษณ์วัดความรู้ความเข้าใจ ให้ทดลองปฏิบัติ หรือตัดสินใจ เป็นต้น

ระดับการตรวจติดตามแบบเข้มข้น 

เป็นการตรวจสอบเพื่อการปรับปรุง ที่ไม่เพียงตรวจว่ามีการปฏิบัติสอดคล้องกับเอกสารระเบียบปฏิบัติงานที่ได้มีการ
กำหนดขึ้นมา แต่จะเป็นการตรวจประเมินถึงประสิทธิภาพของการดำเนินงานว่ามีประสิทธิภาพ เพื่อลดความสูญเปล่า หรือ
ความสูญเสีย ที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการทำงาน ดังนั้นในการตรวจติดตามในขั้นตอนนี้ ผู้ตรวจฯ จำเป็นจึงต้องอาศัยทักษะ
ความรู้ความชำนาญ และมีประสบการณ์ในเรื่องที่จะทำการตรวจติดตาม และควรมีความรู้รอบ เทคนิคการลดต้นทุนต่างๆ
เช่น กิจกรรม 5ส, ระบบการผลิตแบบทันเวลา(พอดี), การลดความสูญเปล่าด้วย 3MU, การวิเคราะห์ปัญหาด้วย Why why
analysis เป็นต้น เพื่อที่จะได้ค้นหาความสิ้นเปลือง ความสูญเปล่าในกระบวนการและทำการเสนอแนะเพื่อปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น ถือได้ว่าเป็นการตรวจติดตามที่จะก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่ม และเพิ่มผลผลิตได้อย่างแท้จริง

         กล่าวโดยสรุปแล้ว การตรวจติดตามภายใน อย่างประสิทธิภาพจะช่วยลดต้นทุนของทุกองค์กรได้เป็นอย่างเป็นรูป
ธรรม วัดผลสำเร็จได้อย่างแท้จริง การนำไปประยุกต์ใช้ ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรม ค่านิยมของแต่ละองค์กร จะเลือกใช้ตามความ
เหมาะสม เพื่อมุ่งสู่เป้าหมายสูงสุด คือ การเติบโตอย่างยั่งยืนของทุกองค์กร

 

 

 

 

 

      

Visitors: 49,588